Åpenhetsloven

jem & fix Norge AS - redegjørelse for arbeid med aktsomhetsvurderinger

Innledning

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022 og har som mål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Loven krever at bedrifter gjennomfører årlige aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, samarbeidspartnere og leverandørkjede. jem & fix har mange langvarige samarbeid med leverandører og vi har gjennom vår inngående kunnskap om hverandres virksomheter en kontinuerlig dialog og samarbeid for å etterleve krav og forventninger fra omverdenen. Dette samarbeidet har pågått i mange år og vi vil fortsette med det, da vi mener at langvarige relasjoner sikrer grunnlaget for et respektfullt og ordentlig samarbeid til fordel for både bedriftene og samfunnet.

Vi redegjør herved for jem & fix Norge AS sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i tråd med åpenhetsloven § 5. Redegjørelsen gjelder for hele virksomheten, inkludert alle våre butikker. Redegjørelsen vil bli publisert årlig på våre nettsider, og vil bli oppdatert ved større endringer i driften.

Om jem & fix

jem & fix er en dansk familieeid byggevarekjede med butikker i Danmark, Sverige og Norge. Vi driver en effektiv lavprisbyggevarekjede med både fysiske butikker og netthandel, der vi har fjernet kostnadsgenerende ledd for å sikre kunden billige kvalitetsbyggevarer. I Norge har jem og fix 14 fysiske butikker, en nettbutikk og et hovedkontor.

I Norge eies jem & fix av Harald fix AS, en del av konsernet Harald Nyborg A/S som holder til i Danmark, og som også står bak detaljhandelskjeden Harald Nyborg (lavpris med et bredt vareutvalg) samt Daells Bolighus. Harald Nyborg A/S eies av familien Daell.

Selv om vi tilbyr kundene markedets laveste priser, så går vi ikke på kompromiss med kvalitet og sikkerhet. Det skal være trygt å handle i jem & fix og kundene skal kunne stole på at de alltid kan kjøpe kvalitetsvarer til riktig pris, som overholder gjeldende lovgivning og er produsert ansvarlig under ordentlige forhold.

Den største varegruppen i jem & fix er byggevarer. Andre varegrupper er maling, verktøy, elektriske artikler, belysning, VVS, hus og hjem, fritid, hage, bil- og sykkeltilbehør.

Aktivitetene i jem & fix Norge består av driften av 14 fysiske lavprisbyggevarebutikker, en nettside og vårt hovedkontor. Vi har ikke egne sentrallagre. Våre leverandører leverer varer direkte til den enkelte butikk. I Norge har jem & fix 115 ansatte, hvorav 40,52% er kvinner.

Likestillingsarbeidet er en viktig del av selskapets strategi, verdigrunnlag og retningslinjer. Det er avgjørende for ledelsen at virksomheten er en arbeidsplass preget av respekt, toleranse og tillit. Konsernet har nulltoleranse for trakassering og diskriminering, og har fokus på å forebygge diskriminering basert på kjønn, etnisitet, alder, religion m.m.

Diskriminerings- og risikoområder:

Selskapet anser følgende områder som spesielt relevante knyttet til likestilling og diskriminering:

Tilrettelegging og kombinasjon av arbeid og familieliv
Forfremmelser- og utviklingsmuligheter
Rekruttering

For hvert av punktene ovenfor er det iverksatt tiltak for å fremme likestilling og minimere risikoer for diskriminering.

Samlet sett anses risiko for diskriminering som lav.

Det videre arbeidet

Selskapet vil fortsette å arbeide for å øke fokuset på å forebygge diskriminering og på å fremme likestilling, herunder kartlegging av risikoene. Selskapet har en overrepresentasjon av mannlige ansatte, noe ledelsen mener blant annet beror på at selskapet driver i byggevarebransjen. Denne overrepresentasjonen forsøkes imøtegått når kandidater rekrutteres til ulike stillinger.

I tillegg henvises det til selskapets likestillingsredegjørelse for 2022, som er tilgjengelig på selskapets nettside: www.jemogfix.no/om-jem-fix/likestillingsredegjoerelse/.

Forankring av ansvarlighet i jem & fix

Vi driver vår virksomhet med hensyn til samfunnsansvar, både knyttet til interne og eksterne forhold. Vi arbeider kontinuerlig med å tilrettelegge for et trygt og sunt arbeidsmiljø med respekt for menneske- og arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon og for å inkludere hensyn til datasikkerhet, miljø- og klimaspørsmål som en naturlig del av virksomhetens prosesser. Miljø, etikk og hensynet til kvalitet gjennom produktsikkerhet er integrert i alle deler av virksomheten. Dette er en kontinuerlig prosess som har som mål å sikre stadig høyere miljømessig og etisk standard i selskapet og samfunnet som helhet.

Arbeidet med aktsomhetsvurderinger i jem & fix er forankret i selskapets styre og ledelse, både i Norge og ved selskapets hovedkontor i Danmark. Det formelle ansvaret for å gjennomføre regelmessige aktsomhetsvurderinger og å vurdere og håndtere risiko systematisk og risikobasert ligger hos ledelsen i jem & fix A/S. I praksis blir arbeidet utført av innkjøpsavdelingen i samarbeid med ESG-ansvarlig i økonomiavdelingen.

Varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser:

Med bakgrunn i ønsket om en åpen virksomhetskultur, hvor alle kan stå frem og rapportere ved mistanke om uregelmessigheter eller ulovligheter vedrørende ansatte, ledelse, styre og andre interessenter, har jem & fix opprettet en varslingsordning.

De ansatte i jem & fix vil ofte være de første til å oppdage uregelmessigheter eller kritikkverdig atferd. Av ulike årsaker kan de fleste være tilbakeholdende med å ta videre skritt med sin mistanke. Derfor har jem & fix valgt å opprette en varslingsordning der alle ansatte kan rapportere brudd på lovbestemmelser og andre alvorlige og sensitive forhold.

Formålet med varslingsordningen er å gi de ansatte i jem & fix mulighet til:

Å uttale seg om ulovlige eller kritikkverdige forhold
Å beskytte personene som rapporterer informasjon til varslingsordningen
Å avdekke feil og forsømmelser

Varslingsordningen er et supplement til direkte og daglig kommunikasjon mellom ansatte og ledelse i jem & fix angående feil og utilfredsstillende forhold osv. Problemer bør derfor i første omgang forsøkes løst gjennom henvendelse til den ansattes nærmeste leder, arbeidsmiljørepresentant (AMR) eller direkte til ledelsen.

På samme måte gir varslingsportalen mulighet for at eksterne interessenter, for eksempel kunder, leverandører, samarbeidspartnere osv., kan rapportere forhold.

Varslerportalen er tilgjengelig på nettsiden og på bedriftens intranett. For en mer detaljert beskrivelse av varslerportalen og retningslinjer, henvises det til nettsiden: jem & fix - Varslingsportal (whistleportal.net)

I tillegg har jem & fix inngått et samarbeid med Bureau Veritas, som på vegne av jem & fix kan besøke leverandører og deres underleverandører for å inspisere forholdene og foreta kontroll av varer.

jem & fix' innkjøpspraksis

Vi åpnet vår første butikk i 1988, og mange av våre leverandører har vært med oss fra begynnelsen av. Vi er stolte av våre langvarige samarbeid med gode, ansvarlige leverandører, og vår omfattende kunnskap om leverandørene og det tillitsbaserte samarbeidet vi har gir oss god kjennskap til deres virksomhet. Vi prioriterer langsiktige og utviklende samarbeid med våre leverandører, da vi mener det bidrar til å sikre kvaliteten på produktene våre og leveringssikkerheten, samtidig som det gir leverandørene mulighet til å investere i gode, trygge og ordentlige forhold.

Reglene for leverandørsamarbeidet vårt er beskrevet i vår Leverandørhåndbok, som danner grunnlaget for alle våre samarbeidsavtaler. Selv om jem & fix er Skandinavias ledende lavpris-byggevarekjede, går vi ikke på kompromiss med kvaliteten. Enten det dreier seg om selve produktet, bruken av produktet eller utformingen av emballasjen så skal det gjenspeile god kvalitet til en rimelig pris. Vi kan aldri gjøre nok for å unngå uhell eller ulykker, men vi kan gjøre vårt ytterste for å sikre at produktene og varene våre er grundig testet for nesten enhver tenkelig påkjenning eller hendelse.

I Leverandørhåndboken beskriver vi de etiske kravene vi forventer at leverandørene våre oppfyller:

Vi tillater ikke barnearbeid i tråd med internasjonale konvensjoner.
Vi stiller krav om at leverandørene følger menneskerettighetskonvensjoner vedtatt av det internasjonale samfunnet.
Vi tillater ikke diskriminering basert på kjønn, rase eller politisk overbevisning.
Vi tillater ikke handel med land som er underlagt politisk boikott av for eksempel FN eller EU.
Vi tillater ikke mishandling av dyr.

I tillegg holder vi leverandørene ansvarlige for at de og deres underleverandører oppfyller kravet om minstealder i henhold til ILO-konvensjon nr. 138 av 26. juni 1973 om minstealder for ansettelse. Hvis det blir konstatert og dokumentert at nevnte kriterier ikke blir fulgt, vil vi først gå i dialog med leverandøren for å rette opp i forholdene og sikre etterlevelse av reglene. Hvis det mot formodning ikke er mulig å få leverandøren til å oppfylle krav og forventninger, vil samarbeidet til slutt bli avsluttet.

Kartlegging av risiko i egen virksomhet

Å sikre et godt arbeidsmiljø for våre ansatte er et viktig fokusområde for jem & fix. Vi stiller ulike hjelpemidler som trucker og elektriske stablere til disposisjon for våre ansatte, slik at de kan utføre arbeidsoppgavene sine på en trygg og skånsom måte. Arbeid med å flytte store, tunge varer er imidlertid forbundet med en viss risiko, og på grunn av potensiell skadesituasjon anser vi det som en middels risiko og følger opp deretter.

Det har i løpet av året ikke forekommet eller blitt rapportert om alvorlige arbeidsuhell eller ulykker som har resultert i store materielle skader eller personskader.

Ellers har vi kun ansatte i Skandinavia, hvor menneske- og arbeidstakerrettigheter er innlemmet i lovgivningen og en naturlig del av partssamarbeidet i arbeidslivets. Derfor vurderer vi risikoen for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter ellers som svært lav.

Kartlegging av risiko i leverandørkjeden og blant samarbeidspartnere

jem & fix handler primært med grossister eller handelsselskaper, hovedsakelig selskaper lokalisert i Norden eller EU. Vi importerer sjelden varer direkte fra produsenter i Asia. Derfor er det ikke vi som har kontrakten med vareprodusenten, og vi stiller derfor krav til våre leverandører og krever at de sørger for at deres eventuelle underleverandører også oppfyller de samme kravene. Hittil har vi hatt en dialog med leverandørene våre for å sikre at de oppfyller det som er avtalt, inkludert krav til aktsomhetsvurderinger og risikovurderinger. Vi har i begrenset grad selv gjennomført inspeksjonsbesøk hos produsentene.

Selv om vi sjelden handler direkte med produsenter i Asia, er vi klar over at vi naturligvis har et ansvar for hvordan, og under hvilke forhold, produktene våre blir produsert. Vi er klar over at mange av varegruppene våre, som for eksempel elektroniske produkter, byggematerialer og råvarer knyttet til plast og komponenter brukt i produkter innenfor kategoriene hjem og hage, fritid, bil- og sykkeltilbehør, har lange og komplekse forsyningskjeder, og at råvareforedling, sluttproduksjon og utvinning av mange råvarer sannsynligvis skjer i lavkostland som Kina (elektronikk, produksjon av produkter og råvarer som stål/aluminium/sink til byggematerialer), Taiwan (elektronikk, skruer og spiker osv.) og Sør-Korea (elektronikk).

Noen av produktene våre er også laget av materialer som kan være helsefarlige hvis forskrifter og krav til produksjonsforhold ikke blir tilstrekkelig ivaretatt. Dette gjelder for eksempel plastproduksjon med kjemikalier som kan være allergifremkallende og forårsake hudskader. Produksjon av keramikk til keramiske VVS-produkter er forbundet med risiko knyttet til eksponering for støvpartikler forårsaket av sandblåsing og varme ved forbrenning. Maling består av løsemidler, bindemidler, pigmenter og andre tilsetningsstoffer, og kan også være forbundet med både HMS-risiko og annen risiko knyttet til arbeidstakerrettigheter i forbindelse med utvinning og produksjon av fargepigmenter og glimmer.

Som en del av det globale varehandelmarkedet erkjenner vi sannsynligheten for at produktene våre potensielt kan være knyttet til brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden; for eksempel dårlige og farlige arbeidsforhold, lave lønninger, uregulert arbeidstid, tvungen overtid, diskriminering og begrensninger på fagforeningsfrihet. Selv om vi allerede gjør mye med tanke på våre leverandører og opprettholder en løpende dialog, er vi klar over at vi har mer å gjøre. Dette er et område der vi kontinuerlig utvikler oss, og vi skal starte arbeidet med systematisk kartlegging av verdikjeden vår for bedre å identifisere både potensiell og faktisk risiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter.

Ingen faktiske brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter er blitt avdekket i jem & fix sin leverandørkjede i 2022.

Tiltak for å stoppe, redusere og forebygge brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i vår egen virksomhet

For å sikre at jem & fix alltid er klar over og overholder gjeldende regler på det norske arbeidsmarkedet, er vi medlem av Virke og deltar i relevante samarbeid og fora innenfor arbeidslivet.

jem & fix Norge har implementert konkrete tiltak for å ivareta sikkerheten til ansatte og kunder i forbindelse med håndtering av store og tunge varer. Disse tiltakene inkluderer:

Truckoperatører må ha gyldig trucksertifikat og førerkort. Etter tiltredelse, tilbys alle heltidsansatte truckførerkurs for å få truckførerbevis.
Alle ansatte pålegges å bruke vernesko. Kostnadene dekkes av jem & fix
Hver butikk har sitt eget verneombud som gjennomgår butikken minst en gang i måneden ved hjelp av et rapporteringsverktøy. Rapporten sendes til ledelsen og regionsjefen. Umiddelbare tiltak iverksettes basert på rapportens funn. Rapporten omfatter internkontroll og forebygging av arbeidsulykker.
Det gjennomføres jevnlige digitale gjennomganger av arbeidsmiljøet med det lokale verneombudet for å opprettholde selskapets fokus på helse, miljø og sikkerhet (HMS).
Alle personalrom har HMS-tavler som blant annet beskriver løfteteknikker, instruks ved ran m.m.

Tiltak for å stoppe, redusere og forebygge brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden

Produktsikkerhet og miljøkrav:

Produkter som er underlagt gjeldende EN-standarder, VA-godkjenninger, DEMCO-tester eller andre standarder skal dokumenteres ved varens mottak. CE-godkjenning eller TÜV-testing må være tilgjengelig for produkter beregnet for barn, og disse produktene må kun behandles med godkjente produkter uten farlige kjemiske stoffer.

Leverandører som selger varer omfattet av byggevareforordningen, er ansvarlige for å sikre at alle krav overholdes. Vi forventer at alle våre leverandører arbeider ansvarlig og tar hensyn til ILO-konvensjonen. Vi oppfordrer også alle leverandører til å bruke eller arbeide i samsvar med ISO 14001, som sikrer etisk miljøpraksis.

I forlengelse av EU’s krav, den såkalte Tømmerforordningen (EUTR) har jem & fix sin egen due diligence policy. Herunder forlanger vi:

Alle treprodukter solgt til jem & fix må være sporbare for å sikre at treet er lovlig felt. Leverandører må kunne dokumentere at trevarene oppfyller kravene i Tømmerforordningen (EUTR).
Leverandører til jem & fix må gjennomføre en risikovurdering av sine egne underleverandører, og denne vurderingen må kunne fremvises ved inspeksjon.
Leverandører til jem & fix som selv importerer treprodukter må ha egne due diligence-policyer i samsvar med retningslinjene i Tømmerforordningen (EUTR).
Leverandører til jem & fix som bringer treprodukter til det skandinaviske markedet, bør primært kjøpe tømmer som er kontrollert av organisasjoner som FSC og PEFC.
jem & fix aksepterer bare import av trebaserte produkter hvis leverandøren opererer innenfor EU. Treprodukter importert utenfor EU må være importert av leverandøren selv og med leverandørens tollkode.

Ved kontroll og dokumentasjon av at en leverandør har handlet med ulovlige treprodukter på det skandinaviske markedet, vil vi først gå i dialog med leverandøren for å få stoppet handelen og rettet opp i forholdene. Hvis det mot formodning ikke lykkes å få leverandøren til å oppfylle kravene, vil handelen med leverandøren bli avsluttet.

I tillegg tillater vi ikke bruk av ftalater i produkter for barn, og vi søker å begrense bruken av PVC i emballasjen til produktene.

Kontrollbesøk og produktkontroll

Selv om samarbeidet med våre leverandører er basert på tillit og felles verdigrunnlag, erkjenner vi også omverdenens krav til kontroll og dokumentasjon. Derfor har vi inngått et samarbeid med Bureau Veritas, som på vegne av jem & fix besøker våre leverandører og eventuelt deres underleverandører for å kontrollere at de avtalte reglene blir fulgt. En del av samarbeidet vårt med Bureau Veritas innebærer at de på vegne av jem & fix kan gjennomføre uanmeldte kontrollbesøk hos produsentene for å undersøke om forholdene er i samsvar med det som er avtalt. Dette gjelder både for produkter og produksjonsforhold. Bureau Veritas kan derfor både besøke produsentene uten varsel og ta ut varer for kontroll.

Vår plan for det videre arbeidet

I vårt videre arbeid med aktsomhetsvurderinger skal vi implementere gode systemer og rutiner for å effektivt og systematisk kunne gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Vi skal også fortsette arbeidet med å vurdere risiko for negativ påvirkning gjennom en detaljert risikovurdering, for deretter å etablere gode, målrettede tiltak.

Vi har beskrevet våre krav til leverandører i vår leverandørhåndbok. Men i erkjennelse av at verden stadig blir mer kompleks og mengden av regler og myndighetskrav som må etterfølges har blitt omfattende, har leverandørhåndboken etter hvert blitt så kompleks at det er vanskelig for leverandørene å få en samlet oversikt over kravene og forventningene de må oppfylle.

Sammen med leverandørene har vi en felles interesse i å sikre klare og transparente krav, slik at alle vet hva de må oppfylle, og slik at vi i fellesskap kan bidra til å sikre produkter som er produsert ansvarlig med respekt for menneskerettigheter og ordentlige forhold for de ansatte. Derfor har vi startet en revisjon av vår leverandørhåndbok, der vi delvis separerer vår etiske standard (code of conduct) fra leverandørhåndboken, slik at de moralske og etiske kravene blir et selvstendig dokument og sikrer forståelse og nødvendig oppmerksomhet hos leverandører og eventuelle underleverandører. Vår code of conduct vil inneholde alle de ufravikelige kravene leverandørene må oppfylle for å handle med jem & fix, mens leverandørhåndboken vil fokusere på mer praktiske forhold i samarbeidet, som krav til emballasje, leveringsbetingelser osv. Ettersom det er kontraktsforhold mellom jem & fix og leverandørene våre, og det ofte er flerårige avtaler, kan vi ikke endre dette med en gang. Dette er en endring som vil implementeres etter hvert som kontraktene skal reforhandles.

Når jem & fix inngår samarbeidsavtaler med leverandører, er en risikovurdering av leverandøren en naturlig del av prosessen. I forbindelse med vårt arbeid med åpenhetsloven, har vi blitt oppmerksomme på at vi kan bli bedre til å strukturere og ensrette prosessen. Dette inkluderer behovet for et IT-system som støtter og dokumenterer vår risikovurdering/aktsomhetsvurdering. På samme måte som det har vært vanskelig for leverandørene å få oversikt over alle kravene beskrevet i leverandørhåndboken, har det også vært en utfordring for oss å ha full oversikt og ikke minst kunne dokumentere de aktsomhetsvurderingene som er blitt gjennomført, og dermed sikre oppfølging av eventuelle mangler eller utfordringer.

Spørsmål angående jem & fix's etterlevelse av åpenhetsloven kan rettes til kundeservice@jemfix.com.

Styrets signatur

Arne Gerlyng-Hansen
Styreleder

Claus Petersen
Styremedlem

Ole Nielsen
Styremedlem

Kennet Iversen
Daglig leder